Découvrez comment utiliser simplement le logiciel Microsoft Excel
© Bram Van Oost
Microsoft Excel est un logiciel très puissant qui vous offre de nombreuses opportunités professionnelles et personnelles. Que ce soit pour la création de tableaux, de feuilles de calcul ou pour analyser des données, Excel regorge de fonctionnalités qui facilitent votre travail.
Le logiciel Excel vous permet d’effectuer des calculs simples automatisés, notamment la soustraction et l’addition, ou des calculs beaucoup plus difficiles qui nécessitent plus de technique comme la trigonométrie. Ce logiciel vous permet également de créer des tableaux croisés dynamiques et des graphiques Excel pour alimenter vos documents. Si vous souhaitez savoir comment bien utiliser Excel, cet article est fait pour vous. Suivez le guide pour utiliser et bien maîtriser les fonctionnalités du logiciel bureautique.
Présentation du logiciel Microsoft Excel
Saviez-vous que la suite Microsoft avait dans un premier temps lancé un tableur sous le nom de Multiplan en 1982 ? Ce dernier fut très populaire en France mais n’a pas connu le même succès à travers le monde. La première version d’Excel fut lancée en 1985 et on oublia très vite Multiplan.
Le logiciel bureautique connaît un très grand succès à travers les années avec des améliorations inédites. Il fut regroupé avec le logiciel Word et Powerpoint, c’est ainsi que Microsoft devint l’un des leaders mondiaux d’outils bureautiques. Vous pourrez maîtriser ce logiciel par le biais d’une formation bureautique.
Excel se lance sous un classeur vierge sans données insérées. Vous disposez de plusieurs feuilles de calcul qu’il vous sera possible de remplir à votre guise. Vous pouvez passer d’une feuille de calcul à une autre en changeant d’onglet. Une feuille de calcul possède différentes plages de cellules, classées par colonnes (identifiées par des lettres) et par lignes (identifiées par des chiffres).
Le menu du logiciel Excel
Dans le menu, vous disposez de nombreuses options et fonctionnalités telles que :
- Insertion ;
- Nombre ;
- Alignement ;
- Edition, etc.
Une barre d’accès rapide est aussi à votre disposition pour que vous puissiez créer des raccourcis vers des fonctions que vous utilisez le plus souvent.
otre disposition pour que vous puissiez créer des raccourcis vers des fonctions que vous utilisez le plus souvent.
La barre d’accès rapide d’Excel
Cette barre est appelée la barre des formules où vous pourrez insérer des formules, comme son nom l’indique, mais aussi des calculs et du texte. Il est également possible d’insérer des formules sans avoir à passer par cette barre car Excel a été configuré avec l’option ‘Modification directe’.
Quelques raccourcis clavier à connaître pour bien débuter sur Excel
Avant de vous lancer dans l’apprentissage du tableur Excel, il est important de prendre connaissance des raccourcis clavier les plus utilisés. En effet, ces derniers vous feront gagner du temps tout en étant précis dans vos tâches. Voici 10 raccourcis intéressants pour votre utilisation quotidienne d’Excel :
- Alt + L : Pour accéder à l’Accueil.
- Alt + N : Pour insérer du texte ou des chiffres
- Alt + P : Pour la mise en page.
- Alt + é : Données.
- Alt + W : Affichage.
- Alt + M : Pour insérer vos formules.
- Ctrl + O : Pour ouvrir un classeur.
- Ctrl + W : Pour fermer un classeur.
- Ctrl + S : Pour sauvegarder un classeur.
- Ctrl + 9 : Pour masquer une sélection de lignes.
5 fonctions indispensables à connaître absolument
Si vous n’avez pas encore installé le logiciel Excel, il vous faudra acheter le pack Microsoft Office qui inclut d’autres logiciels tels que Word, Powerpoint, etc. Avant de vous lancer, il est indispensable de connaître quelques fonctionnalités phares d’Excel. Découvrons-les.
L’ajout de lignes ou de colonnes
Si vous travaillez tous les jours avec des données à insérer, il vous est possible sur Excel de le faire en quelques clics seulement. Effectivement, si vous avez à insérer encore plusieurs lignes ou colonnes, il vous faut donc sélectionner le nombre de colonnes ou de lignes existantes (identiques au nombre que vous souhaitez insérer), ensuite cliquez sur le bouton droit de votre souris et faites ‘Insertion’. Vous pouvez ajouter ou supprimer le nombre de lignes et de colonnes que vous souhaitez.
La création de filtres
Vous travaillez sur un fichier Excel avec un très grand nombre de données ? Vous devez consulter quelques lignes qui répondent à des critères spécifiques ? Les filtres d’Excel vous permettent de réaliser cette tâche en quelques secondes afin d’avoir une vision claire de ce que vous recherchez.
Pour cela, vous pourrez ajouter un filtre spécifique à chaque colonne (ou à celle que vous souhaitez). Accédez à l’option filtre en cliquant sur l’onglet ‘Données’ et ensuite ‘Filtrer’. Enfin, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur l’en-tête de la colonne choisie. Vous pourrez opter pour filtrer vos données, en nombre croissant ou décroissant ou encore par date, par exemple.
La suppression des doublons
Vous devez trier une base de données importante en retirant les doublons ? Vous en conviendrez qu’il vous faudra une éternité pour le faire. Avec Excel, vous pouvez supprimer les doublons en sélectionnant la colonne ou la ligne que vous souhaitez. Cliquez sur l’onglet ‘Données’. Pour terminer, cliquez sur l’option ‘Supprimer les doublons’ qui se trouve dans le groupe Outils de données.
La fonction ‘Remplacer’
La fonction Excel ‘Remplacer’ est bien différente de celle de ‘Substitute’. En effet, cette dernière vous permet de modifier des portions de textes dans d’autres cellules, ce qui est très pratique si la cellule est très longue. La fonction ‘Remplacer’ quant à elle sert à remplacer des caractères déterminés qui se trouvent dans une chaîne de caractères par d’autres caractères que vous avez déterminé. Pour cela, vous pouvez aller dans ‘Accueil’, sélectionner ‘Edition’, ensuite ‘Rechercher’ et ‘Remplacer’.
Mettre en forme des tableaux dans Excel
Excel dispose de plusieurs styles de tableaux prédéfinis. Si vous souhaitez une mise en forme spécifique sur votre tableau Excel, vous devez vous rendre dans le menu et cliquer sur ‘Accueil’. Ensuite cliquez sur ‘Style’ puis ‘Mettre sous forme de tableau’. Vous pourrez choisir le style de tableau que vous souhaitez utiliser.
Pourquoi utiliser le logiciel Excel ?
Si dans un premier temps le logiciel bureautique Excel ne vous est pas familier, sachez qu’avec de la pratique, vous pourrez maîtriser cet outil avec précision. D’ailleurs, l’un des avantages d’Excel est que le tableur est facile à utiliser et à modifier. Il vous fera gagner du temps, que ce soit pour votre carrière professionnelle ou pour vos tâches personnelles. Une fois que vous aurez maîtrisé Excel, tout ce que vous faites manuellement pourra être automatisé.
La formation Excel avec Adiscos
Vous êtes débutant et vous souhaitez vous former sur le logiciel Excel ? Adiscos dispose de plusieurs formations en bureautique éligibles au CPF (Compte Personnel de Formation), qui remplace le DIF (Droit Individuel à la Formation) depuis maintenant sept ans.
Quel que soit votre niveau, chaque formation dispensée par Adiscos ciblera vos besoins et vos lacunes. Par exemple, les formations destinées aux comptables, aux RH ou encore aux Ingénieurs seront illustrées avec des graphiques précis pour chaque cas qui sera étudié.
La formation Excel d’Adiscos vous permet donc de vous former en un rien de temps tout en acquérant les connaissances nécessaires pour embellir votre CV et pour votre (futur) poste. Voici les formations Excel qui sont à votre disposition :
- Premiers pas avec Excel : cette formation est destinée aux débutants avec une initiation de deux jours. A la fin de cette formation vous pourrez facilement construire des tableaux Excel.
- Approfondir ses bases : cette formation est destinée aux élèves autodidactes et qui souhaitent optimiser leurs compétences.
- Se perfectionner sur Excel : cette formation est destinée aux RH.
- Maîtriser les fonctions avancées d’Excel : cette formation est destinée aux ingénieurs.
- Devenir Expert : cette formation est destinée aux utilisateurs, responsables opérationnels, responsables SI, analystes, contrôleurs de gestion.
Nos formations en bureautique sont certifiantes et donc éligibles au CPF. Contactez-nous dès maintenant pour une formation sur-mesure sous l’oeil attentif de formateurs hautement qualifiés dans leur domaine.