Comment bien maitriser EXCEL ?

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Découvrez comment maîtriser simplement le logiciel bureautique Excel

© Piero Nigro

Comme vous le savez sans doute, le logiciel Excel fait partie de la suite bureautique Microsoft Office. En effet, ce logiciel de tableur simple possède de nombreuses fonctionnalités essentielles, que ce soit pour les entreprises ou pour les particuliers. Adiscos vous explique comment le maîtriser.

Le logiciel Excel permet d’automatiser vos tâches quotidiennes. De plus, mentionner la maîtrise de cet outil sur votre CV se révèle être un atout indispensable si vous souhaitez postuler dans le domaine de la bureautique. Adiscos vous explique comment bien utiliser Microsoft Excel en décryptant ses principales fonctionnalités.

Microsoft Excel, le tableur par excellence

Le logiciel Microsoft Excel est distribué par la suite bureautique Microsoft, avec Microsoft Word, Microsoft Powerpoint, Microsoft Access, etc. Chaque feuille du logiciel bureautique dispose de :

16 384 lignes sur 256 colonnes jusqu’à la version 95 (7.0),
65 536 lignes sur 256 colonnes jusqu’à la version 2003 (11.0),
1 048 576 lignes sur 16 384 colonnes depuis la version 2007.

Ce n’est qu’en 2002, avec une nouvelle version, que Microsoft Excel limite le nombre maximum de feuilles à la quantité de mémoire disponible sur l’ordinateur. Avant la version 2002, le nombre de feuilles était limité à 256 feuilles. Depuis son lancement en 1993, le tableur Microsoft Excel est l’un des logiciels les plus importants et les plus utilisés de toute la suite bureautique Microsoft.

Quelles sont les caractéristiques de la suite bureautique Microsoft Excel ?

Microsoft Excel est avant tout un logiciel de tableur qui se présente sous la forme de tableaux illustrés par des colonnes et des lignes. Les colonnes sont étiquetées par ordre alphabétique : A, B, C […] X, Y, Z, AB, AC, AD et ainsi de suite. Quant aux lignes, elles sont numérotées. Ainsi, la première cellule a pour nom la case A1.

Chaque feuille de calcul apparaît sous forme d’onglets que vous pourrez renommer selon vos besoins. Toutes les feuilles de calcul de Microsoft Excel vous permettent donc de faire des calculs, d’organiser vos données, de faire des chartes et d’autres graphiques, de faire des tableaux croisés dynamiques, etc. Il est également possible de faire de la programmation grâce aux programmes Macros ou encore de se lancer dans la programmation VBA (Visual Basic for Applications).

En effet, Excel offre de nombreuses opportunités, et l’utilisation des macros en est une. Si vous souhaitez savoir comment bien maîtriser Excel et les macros, il est nécessaire de vous tourner vers une bonne formation. Grâce à cela, vous pourrez maîtriser la partie sous-jacente d’Excel pour créer d’autres applications contrôlées par le Visual Basic for Applications (VBA).

D’autre part, Excel est un logiciel sécurisé. Vous pouvez verrouiller vos feuilles de calcul avec un mot de passe qui vous sera fourni par le logiciel.

L’importance de maîtriser Excel

Vous en conviendrez, une entreprise avec des collaborateurs qui utilisent Excel de manière régulière sont de vrais atouts. Effectivement, la société gagne en productivité. En revanche, des lacunes ou de mauvaises manipulations du logiciel vous feront perdre un temps considérable.

Un autre avantage d’Excel est l’efficacité et la précision du logiciel. Effectivement, il est possible de créer un graphique ou des tableaux avec une présentation de données chiffrées. Vos collaborateurs pourront facilement analyser les données ou faire des projections à leur guise. Cependant, si une fausse manipulation est enregistrée, cela peut entraîner des données incorrectes.

C’est pour cela qu’une formation bureautique en la matière vous évitera cet embarras. Il est tout à fait possible de se former en ligne. Adiscos vous propose une formation sur-mesure afin de répondre à vos besoins, quel que soit votre niveau.

Les dix principaux raccourcis d’Excel

Les raccourcis Excel vous permettent d’être plus productif. En plus du traditionnel Ctrl+S pour la sauvegarde, ou Ctrl+C pour copier et Ctrl+V pour coller, découvrez dix raccourcis clavier d’Excel qui peuvent se révéler utiles :

Recalculer des données : F9
Insérer la date du jour : CTRL+; (point-virgule)
Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)
Atteindre une cellule ou un tableau : F5
Sélectionner une colonne entière et active : CTRL+Espace
Sélectionner une ligne active : SHIFT+Espace
Sélectionner la feuille Excel en entière : CTRL+A
Effectuer un collage spécial : CTRL+ALT+V
Insérer une somme automatique : ALT+=
Masquer et afficher la barre des fonctionnalités : CTRL+F1

Grâce à Excel, vous pouvez utiliser de nombreuses fonctionnalités diverses et variées. Il est possible d’insérer ou de supprimer plusieurs lignes à la fois dans votre tableau Excel. Vous avez également la possibilité d’ajouter des filtres à votre convenance, d’appliquer une validation des données aux cellules souhaitées ou de supprimer les doublons (ce qui est pratique si vous avez une grande base de données à traiter).

Par ailleurs, vous pouvez ajouter plusieurs classeurs Excel au sein d’un même fichier Excel ou encore créer un format de cellule personnalisé. Il est également possible de faire une mise en forme conditionnelle. Cette fonctionnalité vous permet de modifier la couleur d’une cellule selon les informations qu’elle contient. Ainsi, vous pouvez utiliser une certaine couleur pour les chiffres entre 5 et 10 par exemple.

Les principales fonctionnalités d’Excel

Que vous soyez débutant ou expert, il est important de maîtriser les fonctionnalités suivantes.

Le tri des données

Avec Excel, il vous est possible de trier un grand nombre d’informations. Si vous avez un fichier de 500 contacts à trier par exemple, vous pourrez facilement le faire. Vous pourrez les classer par ordre alphabétique, par ville ou encore par entreprise. Pour cela, vous devez :

Sélectionner la colonne ou la ligne que vous souhaitez trier. Vous pouvez aussi cliquer sur le triangle en haut à gauche de votre feuille de calcul.
Ensuite, vous devez cliquer sur l’onglet « Données » puis sur « trier ».
Pour terminer, sélectionnez comment vous souhaitez trier vos données.
Appuyez sur la touche Entrée.

Les calculs de base

Pour faire une addition : inscrivez « SOMME= » dans la cellule où le résultat doit apparaître. Cliquez sur les cellules que vous souhaitez additionner et appuyez sur la touche Entrée.
Pour faire une multiplication : inscrivez le signe « = » dans la barre de formule ou dans une cellule vide (à l’endroit où doit apparaître le résultat). Ensuite, sélectionnez la cellule du nombre que vous souhaitez multiplier puis utilisez la touche “*” et sélectionnez la cellule du chiffre que vous souhaitez multiplier. Le tour est joué en appuyant sur Entrée.
Pour une division, le calcul est similaire à celui de la multiplication. Cependant, au lieu d’utiliser “*”, vous devrez utiliser ”/”.

Créer un tableau croisé dynamique

Le tableau croisé dynamique du logiciel Excel vous donne la possibilité de réorganiser la base de données d’une feuille de calcul. Il peut synthétiser vos informations pour que vous puissiez les comparer par la suite.

Toutefois, un tableau croisé dynamique n’a pas le pouvoir de modifier vos données. Vous pourrez savoir, par exemple, le poste qu’occupe vos clients. Ce qui est très pratique si vous avez une grande base de données.

Si vous souhaitez créer un tableau croisé dynamique, il vous faut sélectionner ‘Insérer’ puis cliquer sur ‘Tableau croisé dynamique’. Le logiciel de tableur automatise directement le tableau croisé et il ne vous reste plus qu’à modifier l’ordre de vos informations comme bon vous semble.

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